Conditions générales de participation et règlement – Provence Overland Festival 2027
Version du 2 novembre 2026
Partie 1 – Conditions générales de participation
Organisateur : PROVENCE VAN, SARL au capital de 8 000 €, 21 Lotissement Maou Brustiade, 13530 Trets. RCS Aix-en-Provence 903 309 458. TVA intracommunautaire FR04 903309458. Ci-après « l'Organisateur ».
Événement : Provence Overland Festival (POF) 2027, Étang de Bolmon, Marignane, les samedi 29 et dimanche 30 mai 2027, avec accueil des exposants le vendredi 28 mai 2027. Ci-après « l'Événement ».
Article 1 – Objet et documents contractuels
Les présentes conditions s'appliquent à tout exposant (« l'Exposant ») demandant son admission à l'Événement. Les relations entre l'Organisateur et l'Exposant sont régies, par ordre de priorité : (1) la commande ou le devis accepté, (2) le présent document (Partie 1 et Partie 2), (3) le guide exposant, (4) le Règlement général des manifestations commerciales (UNIMEV) pour ce qui n'est pas contraire aux documents précédents. Toute réserve de l'Exposant n'est opposable qu'après acceptation écrite de l'Organisateur. L'Organisateur peut modifier le présent document ; toute modification est portée à la connaissance de l'Exposant avant de lui être applicable.
Article 2 – Admission
Toute demande de participation est personnelle à l'Exposant et soumise à l'examen de l'Organisateur, qui apprécie librement notamment : la solvabilité du demandeur, la compatibilité de son activité avec les univers de l'Événement (4x4 et offroad, moto offroad, quad et SSV, VTT et mobilité outdoor, bivouac), l'adéquation de son offre au positionnement de l'Événement et le respect des règles de sécurité. Le paiement d'une commande ne vaut pas, à lui seul, admission. L'admission est réputée acquise à l'envoi du bon de commande, sauf refus notifié par l'Organisateur par courrier électronique dans les 15 jours suivant la commande. En cas de refus, les sommes versées sont remboursées, sans autre indemnité. L'admission à une édition n'ouvre aucun droit pour les éditions suivantes. Tout prosélytisme ou militantisme est interdit.
Article 3 – Formation du contrat et acceptation
Le contrat est formé dès la validation de la commande en ligne sur pof-expo.com ou la signature du devis par l'Exposant, sous réserve de son admission dans les conditions de l'article 2. Le bon de commande adressé par courrier électronique en constitue la confirmation. La validation de la commande vaut engagement ferme et définitif de l'Exposant et acceptation sans réserve du présent document, que l'Exposant reconnaît avoir lu avant de valider sa commande.
Article 4 – Pièces à fournir
L'Exposant transmet, avant l'Événement : une attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité couvrant sa participation (montage et démontage compris) ; son numéro SIRET ou un extrait Kbis ; le cas échéant, les autorisations propres à son activité (vente de boissons, denrées alimentaires, démonstrations motorisées). À défaut, l'accès au site peut être refusé, sans remboursement.
Article 5 – Prix
Les prix sont ceux de la boutique pof-expo.com ou du devis accepté. Ils sont exprimés en euros hors taxes et majorés de la TVA au taux en vigueur. Les codes promotionnels et remises ne sont pas cumulables, sauf mention contraire.
Article 6 – Paiement
Le règlement s'effectue au choix : soit 100 % à l'inscription ; soit un acompte de 50 % payable sous 8 jours à compter de la commande, et le solde au plus tard 30 jours avant l'ouverture de l'Événement, à la date indiquée sur la facture. Toute inscription à moins de 30 jours de l'ouverture est payable intégralement sous 8 jours après l'envoi de la facture, et au plus tard 2 jours ouvrés avant l'ouverture. Toute commande d'aménagement passée après l'inscription est payable à la commande. Paiement par virement bancaire au profit de PROVENCE VAN, aux coordonnées bancaires figurant sur le bon de commande et la facture, en indiquant la référence de la commande ou de la facture. Le stand n'est mis à disposition qu'après règlement intégral.
Article 7 – Retard de paiement
Toute somme non payée à l'échéance porte de plein droit intérêt à trois fois le taux d'intérêt légal, dès le lendemain de l'échéance, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce), sans préjudice des frais supplémentaires justifiés. Après mise en demeure restée sans effet, l'Organisateur peut suspendre ses prestations, refuser l'accès au site et réattribuer l'emplacement. À défaut de paiement de l'acompte après mise en demeure restée sans effet, l'Exposant est réputé s'être désisté et l'article 9 s'applique.
Article 8 – TVA des exposants étrangers
Les exposants de l'Union européenne peuvent demander le remboursement de la TVA via le portail fiscal de leur État (directive 2008/9/CE), au plus tard le 30 septembre de l'année suivante, avec copie des factures supérieures à 1 000 € HT. Les exposants hors Union européenne désignent un représentant fiscal en France.
Article 9 – Désistement de l'Exposant
Tout désistement est notifié par écrit (courrier électronique avec accusé de réception ou lettre recommandée). Quelle que soit sa date, le désistement ne donne lieu à aucun remboursement : les sommes versées restent acquises à l'Organisateur et le solde reste exigible. Ces sommes correspondent aux prestations engagées par l'Organisateur dès l'inscription de l'Exposant : réservation et gel de l'emplacement, rédaction et diffusion de contenus de présentation, promotion de sa marque sur le site, les réseaux sociaux et les supports de communication de l'Événement. En cas de manifestation d'intention de ne pas participer, l'Organisateur peut mettre l'Exposant en demeure de confirmer sa participation sous 7 jours ; à défaut, le contrat est résolu de plein droit et l'Organisateur dispose librement de l'emplacement, l'Exposant restant redevable des sommes prévues ci-dessus. Un emplacement non occupé le samedi 29 mai 2027 à 9h30, sans information préalable, est réputé abandonné et peut être réattribué, sans remboursement.
Article 10 – Assurances et renonciation à recours
L'Exposant est assuré pour sa responsabilité civile et celle de toute personne intervenant pour lui, pour tous dommages corporels, matériels et immatériels causés à autrui pendant le montage, l'Événement et le démontage, ainsi que pour ses biens, véhicules et matériels présents sur le site. L'Exposant et ses assureurs renoncent à tout recours contre l'Organisateur et ses assureurs pour les dommages subis par leurs biens ; réciproquement, l'Organisateur et ses assureurs renoncent à tout recours contre l'Exposant pour les dommages à leurs biens, sauf malveillance.
Article 11 – Attribution des emplacements
L'Organisateur établit le plan et attribue les emplacements selon les univers de l'Événement, les contraintes techniques et de sécurité et l'ordre des admissions. Il tient compte, autant que possible, des souhaits de l'Exposant. La participation à une édition précédente ne crée aucun droit sur un emplacement. Les plans sont indicatifs jusqu'à leur confirmation écrite ; l'Organisateur peut ajuster dimensions, voisinage ou implantation sans dénaturer la prestation. L'Organisateur ne répond pas des conséquences commerciales de l'emplacement attribué.
Article 12 – Sous-location et co-exposition
Toute cession, sous-location, partage ou co-exposition de tout ou partie de l'emplacement est interdite sans autorisation écrite préalable de l'Organisateur.
Article 13 – Produits, marques et services
L'Exposant ne présente que les produits, marques et services déclarés et acceptés. Il garantit détenir les droits de propriété intellectuelle correspondants, la conformité de ses produits aux normes en vigueur et assume seul leurs éventuels défauts. En cas de contrefaçon constatée par décision de justice, l'Organisateur peut exiger la mise en conformité ou refuser l'Exposant, sans indemnité.
Article 14 – Pratiques commerciales et information des consommateurs
L'Exposant affiche ses prix en français et toutes taxes comprises ; les annonces de réduction se font par affichettes de 30 x 20 cm maximum à l'intérieur du stand. Il informe les consommateurs, dans un encadré apparent, de l'absence de droit de rétractation pour les achats conclus sur un salon (article L224-59 du Code de la consommation), sauf crédit affecté. Sont interdites notamment la vente avec prime, la vente à perte, la vente à la boule de neige, la vente subordonnée et la vente à la postiche. L'Exposant propose le recours à un médiateur de la consommation (articles L612-1 et suivants). Il s'interdit tout acte de concurrence déloyale, notamment toute sollicitation hors de son stand.
Article 15 – Contenus et visibilité
L'Exposant est seul responsable des informations, textes, logos et visuels qu'il fournit pour la communication de l'Événement (site, réseaux sociaux, plan) et garantit l'Organisateur contre tout recours de tiers.
Article 16 – Musique (SACEM)
L'Exposant qui diffuse de la musique en informe l'Organisateur par écrit, effectue lui-même la déclaration auprès de la SACEM et en assure le paiement.
Article 17 – Prises de vues et droit à l'image
L'Exposant autorise gracieusement l'Organisateur à photographier et filmer son stand, ses produits et son équipe, et à utiliser ces images ainsi que sa marque et sa dénomination sur tous supports, notamment internet, en France et à l'étranger, pendant 5 ans à compter de sa demande de participation. L'Exposant qui s'y oppose en tout ou partie en informe l'Organisateur par écrit avant l'ouverture. Toute prise de vues par l'Exposant est déclarée préalablement ; il en assume les autorisations nécessaires.
Article 18 – Revente de titres d'accès
La revente habituelle et non autorisée de titres d'accès (billets, invitations, badges, pass) est un délit puni de 15 000 € d'amende, 30 000 € en cas de récidive (article 313-6-2 du Code pénal).
Article 19 – Force majeure, report et annulation
Est un cas de force majeure tout événement répondant à l'article 1218 du Code civil, ainsi que tout événement rendant impossible ou dangereuse la tenue de l'Événement ou l'exploitation du site : intempéries ou alerte météorologique, inondation, incendie, catastrophe naturelle, crise sanitaire, menace terroriste, émeute, grève, décision administrative de fermeture ou d'interdiction, réquisition, dégradation des équipements techniques. L'Organisateur en avise les Exposants sans délai. En cas d'annulation, les sommes perçues sont restituées au prorata, après déduction d'une quote-part des frais déjà engagés (dossier, organisation, promotion). En cas de report, de changement de site ou d'adaptation de l'Événement, les sommes versées sont conservées pour l'Événement reporté et l'Exposant reste tenu des échéances. L'Organisateur peut, pour un motif de sécurité, modifier horaires, accès ou implantation, ou suspendre l'Événement ; les journées tenues ne donnent lieu à aucun remboursement. Aucun préjudice indirect (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de chance) n'est indemnisable, sauf faute lourde de l'Organisateur.
Article 20 – Données personnelles, droit applicable et litiges
L'Organisateur, responsable de traitement, traite les données de l'Exposant pour gérer sa participation et la relation commerciale ; la politique de confidentialité est consultable sur le site de l'Événement. Le présent document est soumis au droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, et entre commerçants, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce d'Aix-en-Provence.
Partie 2 – Règlement du site
Article 21 – Champ d'application
Le présent règlement s'impose à l'Exposant, à son personnel, à ses sous-traitants, invités et à toute personne intervenant pour son compte sur le site. L'Exposant en est responsable vis-à-vis de l'Organisateur. Les horaires, plans d'accès, consignes de montage et de sécurité sont précisés dans le guide exposant, qui complète ce règlement.
Article 22 – Montage et démontage
Le montage a lieu le vendredi 28 mai 2027 à partir de 12h00 et le samedi 29 mai 2027 de 7h00 à 9h00, selon le planning communiqué. Les stands sont entièrement installés avant l'ouverture au public le samedi 29 mai à 9h30. Aucun démontage, rangement de matériel ni départ de véhicule n'est autorisé avant la fermeture au public le dimanche 30 mai à 17h00, sauf accord écrit de l'Organisateur. L'emplacement est libéré et remis en état au plus tard le dimanche 30 mai à 21h00. Le matériel et les déchets laissés après ce délai peuvent être évacués aux frais et risques de l'Exposant.
Article 23 – Occupation des stands
Le stand est occupé, tenu et animé pendant toute la durée et aux horaires d'ouverture de l'Événement, y compris la soirée du samedi lorsque la zone de l'Exposant reste ouverte au public. La fermeture totale ou partielle d'un stand pendant les heures d'ouverture est interdite, sauf autorisation écrite.
Article 24 – Circulation et stationnement des véhicules
Pendant les heures d'ouverture au public, toute circulation de véhicule à moteur (4x4, moto, quad, SSV, utilitaire) est interdite sur le site, sauf véhicules de secours ou de l'Organisateur et véhicules disposant d'une autorisation écrite. Les véhicules exposés sont installés avant l'ouverture, moteur coupé, clés retirées, et ne sont déplacés qu'après la fermeture, au pas et avec un accompagnateur à pied. Les livraisons se font aux horaires et par les accès indiqués. Les allées, sorties et accès de secours restent libres en permanence. Les parkings ne sont pas surveillés : les véhicules y stationnent sous la responsabilité de leurs propriétaires.
Article 25 – Démonstrations, essais et baptêmes
Les démonstrations, essais motorisés, baptêmes, initiations et animations dynamiques sont soumis à l'autorisation écrite préalable de l'Organisateur, sur présentation d'un projet précis (zone, matériel, encadrement, horaires). Ils ont lieu exclusivement dans les zones dédiées et balisées, sous la responsabilité de l'Exposant, qui justifie d'une assurance couvrant spécifiquement cette activité et vérifie le permis et l'équipement des participants. L'Organisateur peut interrompre immédiatement toute démonstration présentant un risque.
Article 26 – Installations, tentes et conditions météorologiques
Tout aménagement particulier (structure, enseigne de grande taille, mât, arrivée d'eau, puissance électrique supérieure) est déclaré et autorisé à l'avance. Les tentes, barnums et structures sont lestés ou fixés conformément aux consignes. En cas de vent fort ou d'alerte météorologique, l'Exposant applique sans délai les consignes de l'Organisateur, y compris le repli de ses structures ou la fermeture temporaire du stand, sans indemnité.
Article 27 – Électricité, gaz et feu
L'Exposant utilise des rallonges et appareils conformes aux normes et n'intervient jamais sur les installations collectives. Il ne dépasse pas la puissance commandée. Les appareils de cuisson, barbecues, réchauds et bouteilles de gaz sont déclarés à l'Organisateur, conformes, stables, éloignés de toute matière inflammable et accompagnés d'un extincteur adapté. Les feux au sol sont interdits. Le stockage de carburant sur le stand est interdit, en dehors des réservoirs des véhicules exposés.
Article 28 – Matériel mis à disposition
Le matériel loué ou prêté (coffret électrique, tente, plancher, mobilier) reste la propriété de l'Organisateur ou de son prestataire. L'Exposant en assure la garde, ne le déplace pas et signale toute anomalie à la prise de possession. Le matériel manquant, détérioré ou emporté est facturé à l'Exposant au coût de remplacement ou de réparation, augmenté des frais d'intervention.
Article 29 – Propreté et respect du site naturel
L'Étang de Bolmon est un site naturel. L'Exposant assure la propreté de son stand et de ses abords, trie ses déchets et les dépose dans les points prévus. Tout rejet au sol ou dans l'eau (huile, carburant, eaux grises) est interdit ; un tapis absorbant est obligatoire sous les véhicules exposés présentant un risque de fuite. Toute dégradation du sol, de la végétation ou des équipements est remise en état aux frais de l'Exposant.
Article 30 – Bruit, sonorisation et publicité
La sonorisation, les écrans et les dispositifs lumineux sont soumis à autorisation préalable ; enceintes orientées vers l'intérieur du stand, 85 dB(A) maximum. Les démonstrations sonores de moteurs hors zones dédiées sont interdites. Les animations ne gênent ni les voisins, ni la circulation. La distribution de prospectus ou d'objets hors du stand, le racolage et la publicité pour un tiers non exposant sont interdits, sauf accord écrit. Tout document remis porte la raison sociale ou l'enseigne de l'Exposant.
Article 31 – Accès, badges et bivouac
Les badges exposants sont nominatifs, personnels et non cessibles ; leur nombre est précisé dans le guide exposant. L'Exposant et son personnel qui dorment sur place respectent les règles de la zone bivouac (emplacement attribué, heures de calme, interdiction de feu, propreté).
Article 32 – Sécurité et gardiennage
L'Exposant respecte les prescriptions des autorités, du chargé de sécurité et de l'Organisateur. Un responsable connaissant son stand reste joignable pendant toute la durée de l'Événement. L'éventuel gardiennage de nuit est une obligation de moyens, non une surveillance individuelle des stands : l'Exposant protège ses biens et n'y laisse ni espèces ni objets de valeur hors des heures d'ouverture.
Article 33 – Manquements et sanctions
En cas de manquement au présent document, l'Organisateur peut adresser un avertissement et exiger une mise en conformité immédiate. En cas de manquement grave ou répété, notamment pour la sécurité des personnes (circulation de véhicules, démonstration non autorisée, feu, gaz), l'Organisateur peut suspendre l'activité concernée, fermer le stand ou exclure l'Exposant et son personnel, sans remboursement et sans préjudice des sommes dues et des dommages subis. La mesure est proportionnée à la gravité du manquement et peut être immédiate en cas d'urgence.
Acceptation
En validant sa commande sur pof-expo.com (case d'acceptation des conditions générales) ou en signant son devis, l'Exposant reconnaît avoir lu et accepté sans réserve les Parties 1 et 2 du présent document, qui l'engagent de manière ferme et définitive.